Rok 2025 przynosi szereg istotnych zmian w Kodeksie pracy, które mają przeciwdziałać dynamicznym przemianom rynku zatrudnienia. Legislacja dostosowuje się do nowych potrzeb zarówno pracodawców, jak i pracowników, wprowadzając rozwiązania z zakresu elastyczności, ochrony prawnej oraz cyfryzacji procesów HR.
Zmiany w organizacji pracy i elastyczne zatrudnienie
Nowe regulacje w Kodeksie pracy kładą duży nacisk na model hybrydowy oraz zdalna praca. Przepisy precyzują prawa i obowiązki stron umowy, uwzględniając specyfikę świadczenia pracy poza siedzibą firmy.
Regulacje dotyczące telepracy i pracy zdalnej
- Wprowadzenie obowiązku sporządzenia pisemnego aneksu do umowa o pracę określającego zasady organizacji miejsca pracy poza zakładem.
- Dokładniejsze wytyczne dotyczące wyposażenia stanowiska oraz pokrycia kosztów związanych z energią, internetem i sprzętem.
- Możliwość krótkotrwałego łączenia pracy stacjonarnej zdalną — maksymalnie do 12 dni roboczych w miesiącu bez konieczności aneksowania umowy.
Godziny pracy i elastyczny czas pracy
Pracodawcy mogą stosować nowe sposoby rozliczania czasu pracy, w tym:
- Elastyczne rozkłady czasu pracy z miesięcznym okresem rozliczeniowym, zwiększającym dopuszczalny wymiar godzin do 12 na dobę.
- Wprowadzenie tzw. banku czasu, pozwalającego na odpracowanie godzin w odległych terminach, przy zachowaniu maksymalnych limitów zgodnych z dyrektywami UE.
- Możliwość zawierania umowy cywilnoprawnej uzupełniającej zatrudnienie etatowe, pod warunkiem braku konfliktu interesów.
Nowe obowiązki pracodawcy i ochrona pracownika
Zmiany w prawie pracy stawiają przed pracodawca silniejszy nacisk na zapewnienie bezpieczeństwa oraz dbałość o dobrostan personelu. Zakres nowych obowiązków obejmuje zarówno kwestie formalne, jak i praktyczne.
Ocena ryzyka zawodowego i profilaktyka
- Rozszerzenie katalogu zagrożeń, w tym psychicznych — wymóg identyfikacji i oceny ryzyka wystąpienia mobbingu oraz stresu zawodowego.
- Obowiązek prowadzenia szkoleń BHP co najmniej raz na dwa lata, z uwzględnieniem specyfiki stanowiska i branży.
- Tworzenie wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń praw pracowniczych, w tym dyskryminacji, molestowania oraz naruszeń prywatności.
Ochrona przed zwolnieniami i procedury wypowiedzeń
Wprowadzono bardziej restrykcyjne wymogi dotyczące wypowiedzenia umowy o pracę:
- Obowiązek uzasadnienia wypowiedzenia w formie pisemnej, z podaniem szczegółowych przyczyn i odwołaniem do odpowiednich przepisów Kodeksu pracy oraz wewnętrznych regulacji zakładowych.
- Wydłużony okres ochronny dla rodziców i opiekunów: urlopy rodzicielskie, ojcowskie oraz zwolnienia na opiekę nad dzieckiem wydłużone o 50%.
- Wprowadzenie przymusowego okresu konsultacji z przedstawicielami zakładowej organizacji związkowej przed zwolnieniem grupowym lub dotkliwymi redukcjami zatrudnienia.
Ewolucja procesów rozwiązywania sporów i kontroli
System prawny rozwija mechanizmy polubownego rozstrzygania konfliktów oraz wzmacnia kompetencje organów kontrolnych, aby zapewnić skuteczniejszą ochronę praw pracowniczych.
Mediacja i pozasądowe sposoby rozstrzygania sporów
- Obowiązkowa mediacja przed wystąpieniem z pozwem do sądu pracy w przypadku sporów dotyczących roszczeń finansowych i odszkodowań.
- Możliwość skorzystania z elektronicznego systemu mediacji online, co skraca czas rozwiązywania konfliktu do maksymalnie 30 dni kalendarzowych.
- Wsparcie finansowe ze środków Funduszu Pracy na pokrycie kosztów mediacji dla pracowników o niskich dochodach.
Kontrole Państwowej Inspekcji Pracy
Nowelizacja Kodeksu pracy wzmacnia uprawnienia PIP, której inspektorzy mogą:
- Przeprowadzać kontrole ad hoc bez uprzedniego zawiadomienia, wchodząc na teren zakładu nawet poza standardowymi godzinami pracy.
- Nakładać kary administracyjne do wysokości 50 000 zł za naruszenia przepisów o minimalnym wynagrodzeniu, godzinach pracy oraz obowiązkach szkoleniowych.
- Żądać wglądu do dokumentacji elektronicznej, w tym także danych dotyczących algorytmicznego zarządzania personelem.
Nowe technologie i ochrona danych osobowych
W obszarze HR coraz większe znaczenie odgrywają systemy IT. Kodeks pracy w 2025 r. wprowadza regulacje dotyczące automatycznych narzędzi monitoringu i przetwarzania informacji.
Algorytmiczne zarządzanie personelem
- Pracodawca musi informować pracownika o stosowaniu systemów opartych na sztucznej inteligencji przy ocenie jego efektywności.
- Wprowadzenie mechanizmu weryfikacji wyników algorytmów przez komisję ds. etyki lub związkową reprezentację.
- Zakaz samodzielnej decyzji o rozwiązaniu umowy na podstawie wyłącznie danych z systemu informatycznego.
Ochrona informacji i RODO
Zgodnie z nowymi przepisami:
- Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych pracowników.
- Konsekwencją naruszenia RODO może być grzywna administracyjna nałożona przez Prezesa UODO sięgająca do 3% rocznego obrotu firmy.
- Wzmocniona odpowiedzialność administratora za niewłaściwe zabezpieczenie nośników elektronicznych i dokumentacji papierowej.
